El método 5s y la calidad

El llamado modelo o método 5s se trata de una metodología cuyo objetivo es la mejora y mantenimiento de las condiciones de la organización así como el orden y la limpieza en el entorno de trabajo.

La técnica proviene de Japón siendo una de las variables consideradas en el Kaizen y fue aplicada por primera vez en la empresa Toyota en la década de 1960.

Este modelo puede considerarse, y así se emplea en muchas ocasiones, como apoyo en el proceso de implantación de un Sistema de Gestión de Calidad, siendo una herramienta de apoyo muy buena para el mantenimiento y mejora de dicho sistema en las empresas.

Su tremenda sencillez, su facilidad de aplicación a las rutinas diarias de trabajo y su facilidad de comprensión por la totalidad de los miembros de la empresa forman parte de su amplio grado de aplicación.

Las llamadas 5s corresponden a una serie de etapas que abarcan:

-         Seiri (organización). Conlleva el análisis de los trabajos y procesos de la organización (análisis inicial) procediendo a “eliminar” todo aquello que se considera innecesario. El objetivo es optimizar el tiempo de trabajo, evitar las duplicidades o repeticiones y provocar una mejora en la utilización de lo recursos de la entidad (en muchas empresas este análisis puede llegar a desembocar en la tendencia a la subcontratación de algunos de los servicios no esenciales al observarse su mayor rendimiento al efectuarse por una organización externa).

-         Seiton (orden). La organización y orden en el puesto de trabajo se considera vital al delimitar “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Todo el personal debe conocer donde están situadas “sus herramientas” de trabajo (incluyendo las que se comparten) garantizando la facilidad de encontrarlas, emplearlas y reponerlas. En este punto cobra especial relevancia la correcta distribución de los puestos de trabajo así como de la infraestructura de la empresa de modo que el “movimiento” del trabajo sea lo más optimo posible evitando desplazamientos innecesarios tanto del personal como del producto o servicios efectuados (imaginemos las rutas de reparto o el movimiento de los diferentes componentes en una fábrica).

-    Seiso (limpieza). Se deben identificar y eliminar las fuentes de suciedad, distribuyendo la responsabilidad entre todos los integrantes de la empresa. La cultura japonesa considera que a mayor limpieza en el entorno de trabajo se consigue una mayor “claridad de pensamiento”. El fin último de esta fase no es organizar periódicos zafarranchos de limpieza (acción correctiva) sin evitar que el entorno asignado se ensucie (planteamiento u acción preventiva). Esta fase tiene un elevado componente “solidario” y de integración en la empresa pues cada miembro de la entidad asume unas responsabilidades relevantes.

-    Seiketsu (control visual-“visual management”). Representa el cuarto “nivel” del método y conlleva a que los integrantes de la empresa puedan, de un modo visual y sencillo, diferenciar una situación normal de una que no lo es. Para ello pueden emplearse contadores, marcas previas al límite del agotamiento de un material, etc. Su éxito depende también en el establecimiento de las directrices de actuación por el trabajador en el caso de observarse una situación “no normal” (un ejemplo que siempre se pone para este particular es el de los paquetes de folios de las impresoras, para su control se pone una cartulina entre el segundo y tercer últimos paquetes de modo que el trabajador que coloca el tercer último paquete pueda informar al responsable de compras del suceso encontrándose en la propia etiqueta indicado el protocolo de actuación por parte del trabajador). Una evolución de esta técnica es el “colour management” o gestión por colores donde un grupo de “inspectores” de la propia empresa revisa sus diferentes áreas tomando nota de cada situación y colocando una serie de tarjetas de colores: rojas en zonas que necesitan mejorar y verdes en áreas muy cuidadas (generalmente las rojas no duran mucho tiempo pues el trabajador responsable suele resolver rápidamente el problema para poder quitar la tarjeta roja).

-    Shitsuke (disciplina y hábito). Se trata de la última fase y corresponde a la aceptación e interiorización de las normas de trabajo acordadas por todos los integrantes de la entidad (siendo muy importante la formación efectuada). El hábito se alcanza con la actuación y práctica repetida y la disciplina es el “ingrediente” final y más relevante para seguir las normas y procedimientos determinados por toda la organización, manteniendo la dinámica conseguida con las primeras 4s. Su relación con la implicación de todos los integrantes en el Sistema de Calidad de organización mediante su participación activa es indudable.

La aplicación correcta de esta metodología eleva el nivel de calidad de la empresa, acercándonos al cero defectos defendido por Crosby así como a la reducción de la "fábrica fantasma" de Feigenbaum o la metodología Lean y la eliminación de "desperdicios" mediante el compromiso de toda la organización, valorándose sus aportaciones y conocimientos y conllevando la reducción de productos o servicios defectuosos, el descenso de averías, mayor ajuste de inventarios, descenso de accidentes y menor movimiento “inútil”. Por otro lado se logra un mayor “orgullo” del sitio donde se trabaja, una mejor imagen de cara a nuestros clientes, se fomenta el trabajo en equipo con un mayor compromiso y responsabilidad conllevando a una reducción de costos de la calidad por optimización de procesos de trabajo.

“Somos el resultado de lo que hacemos repetidamente. La excelencia entonces, no es un acto, es un hábito.”

Aristóteles, filósofo de la antigua Grecia.

Autor: José Daniel Blanco Alonso